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ワクワク人生のススメ!

自分がワクワクすることを沢山書く事で、人生を楽しくしたいな、と思ってます。

良い社内文章とは何か?


日頃、たくさんの社内文章を書いたり、部下の人が書いた社内文章を添削したりしてます。「良い社内文章とは何か?」ということを考えた時に、オイラが思いついた事をつらつらと書いてみます。何かの参考になれば幸いです。

書こうとしている社内文章の目的は何か?を明確にする

まずは「自分の書こうとしている社内文章は何が目的なのか?」をきちんと明確化するのが大切です。その目的に応じた手段を用いるのが肝要です。報告文章なのか伺い文章なのか提案文章なのか稟議なのか。それによって文章の書き方が全く異なるので。

基本フォーマットを押さえておく

たとえば、書こうとしている文章が報告文章であるとして、報告時に使用するフォーマットがあれば押さえておくこと。会社によっては目的別に定型フォーマットが決まっていることが多いので。どんなフォーマットが社内にあるか?を、きちんと把握しておき、目的と異なるフォーマットは使わないこと。


「社内文章はコピペが基本である」ことに留意する

社内文章にオリジナリティは不用です。オリジナリティのある文章を作るのは時間のムダだし、テンプレートどおりに書いてない社内文章は読みにくいだけなので。過去の紙やらファイルを流用しつつ、効率よく作成するのが良いです。


文章はシンプルに

可能な限りA41枚にまとめる。一枚にまとまらない場合は別紙を有効活用する。*1

相手にあわせて専門用語を効果的に使う

専門用語を使った方が説明分量が減る。例えば環太平洋戦略的経済連携協定(以下TPP)という風にして、頻発する用語は略語を使うことで、文章全体の文字数を減らす工夫をすると良い感じです。

不必要な情報は取り除く

目的外の情報は可能な限り無くす。社内文章は自分の知識をひけらかす場では無いので。

誤字、脱字がないこと

文章を提出する前に、もう一度読むのが効果的。誤字・脱字があると書類の信頼性が落ちるから。

読みやすい文章であること

妙な比喩や読みにくい漢字を使わない。受動態(○○される等)は使用しない。

他者の視点を入れてみる

・他の人に読んでもらう。*2
・「昨日の自分は他人」作戦を使う。
 急がないレポートは一晩寝かしておいて翌日読むのが効果的。

表記を統一すること

単位(千円単位なのか)、全角・半角の揺れはないか、片方で略語を使っていながら片方で正式名称を使ってないか。

情報の信憑性を確保すること

自分の憶測を確定情報のように書かないこと。

まとめ

社内文章はコミュニケーションツールなので、相手の事を考えつつ手短に効率よく作成してみると良いと思います。良い社内文章を書いて良い社会人生活を!


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*1:もちろん別紙は少ない方がベター。

*2:もちろん、効果的に添削してくれる人を選ぶのがベター