（６１日目）仕事が出来ない部下にどうやって折り合いを付けるか？

仕事が出来ない部下にどうやって折り合いを付けているのか？というのも記事にすると面白いと思ったので書いてみる。先日のエントリの裏返しの話ですね。

仕事を頼みにくい部下の特徴

・指示をきちんと理解できない
・指示の足りない部分を確認できない
・指示通りに仕事を進めない
・指示を忘れる
・重要事項、緊急事項を自分で判断出来ない
・上司の時間を奪う
・イレギュラーに柔軟に対応できない
・経過報告が適切にできない
・期日を守れない

指示をきちんと理解できない

なぜ指示が理解出来ないのか？を考えてみる。
・業務経験が少ない　→　業務経験を積極的に積ませる
・全体像が理解出来ていない　→　全体像を理解させる
・上司の指示が抽象的過ぎる　→　具体的に指示する
・専門用語が分からない　→　用語集を作る
・指示を一度で理解出来ない　→　紙もしくはメールで指示する

本人に指示を復誦させるのも効果的。何が抜けているのかが如実に分かるから。

指示の足りない部分を上司に確認できない

指示の何が足りないのか？が理解出来ないということは、
・何のための仕事か理解していない
　※誰のために何をするか、が分かっていない。
・仕事の全体像がつかめていない
と言う事だと思うので、仕事を依頼するときは、仕事の全体像を説明しつつ、出来るだけ具体的かつ丁寧な指示をするように心がける。そもそも抽象的な指示は通じない、と思った方が良いというか。

指示通りに仕事を進めない

指示通りに仕事を進めない理由としては
・指示そのものを理解していない
・自分の方が正しいと盲信している
・上司を信用してない
・何を求められているのか？を曲解している
と言うような事が考えられる。

あと余計な情報を与えない、というのも必要だと思う。加えて必要最小限な情報と必要最小限な指示を与えるのも大切だと思う。

指示を忘れる

仕事を忘れる部下に対応する方法としては
・仕事を沢山与えない
・仕事の管理方法を教える
という感じかと思う。

仕事を管理方法としては、手帳にやることリストを書かせるのが良い。一日一ページとし、今日やるべき仕事を箇条書きで書く。仕事が終わったら線を引き、残った仕事は翌日のページに転記する、というやり方がシンプルかつ効果的。慣れてきたらＥｘｃｅｌ等でＴＯＤＯリストを作らせるのが本人的にも簡単。

あと、仕事の種類によっては、毎日メールで今抱えている仕事を報告させる、口頭で「今日やることなに？」と確認するというのが良いかと思う。

重要事項、緊急事項を自分で判断出来ない

仕事経験が足りないと、重要事項・緊急事項が判断出来ないという事はある。なので、ある程度慣れるまでは、何が重要か緊急かを判断させないというのが大切かと思う。
他の人から仕事の依頼を受けたら、勝手に仕事を受けずに、とにかく上司に連絡するように徹底する。あと、定期的に仕事が進んでいるか？を確認するのもよい。

上司の時間を奪う

ある程度、自分に依存する部下がいるのは仕方が無いと受け入れて、時間を使うことをあらかじめ覚悟しておく。話し好きな人は、話をしないとストレスが溜まって仕事をしなかったりするので。ただ、いつまでも時間を奪われると上司の生産性が上がらないので、すこしづつ「こういう場合は、こういうふうに判断してもＯＫ」と権限を徐々に移行していったり、「話をすると生産性が落ちる」という事実を多少は自覚させるのが大切。

イレギュラーに柔軟に対応できない

重要事項の話と同じで、なにか事例が起きたら連絡をするように徹底させる。ただ、イレギュラーにどのように対応するか？を考える習慣を付けるのも大切。「こういう場合はどうしたら良いと思う？」と確認し、判断が間違えていたら、「○○の方が良いと思う。なぜなら。。。」ときちんと説明してイレギュラーに如何に対応するか？を徐々に身につけさせる。