（１２０日目）メールだけＧＴＤを始めてみた。

ＧＴＤの本を読んでいて感銘を受けている毎日ですが、感銘を受けているだけで行動しないと意味が無いと思ったので、とりあえずメールだけＧＴＤを導入して見ることにした。

ＧＴＤとは

１．やることを全部集める
２．１を全てリストに振り分ける
３．リストに従って行動する
４．リストは常に最新を保つ
という感じ。

ＧＴＤをメールに応用する

１．やることは自動的に「受信箱」に集まる*1
２．「受信箱」のメールを各リストフォルダに入れる
３．リスト毎に行動する
４．リストフォルダ内を定期に見直す
という感じかな。

リストフォルダについて

ここで要諦になるのは、「どういうリストフォルダを作るか？」という事だと思います。

効率が良いリストフォルダが出来れば、あとの作業も効率が上がると思う。とりあえず、各種サイトを参考にしつつ、以下の様なフォルダを考えてみた。運用してみて微調整していこうと思っている。

フォルダ名	内容
Inbox	いわゆる受信箱
Action（次の行動）	次にやるべき事
Project（プロジェクト）	長期的にやる事
Reference（資料）	行動不用な参考メール
Someday（いつかやる）	時間が合ったらやること
Waiting（待機）	相手からの連絡待ち
作業終了	終わった案件を放り込む

具体的な手順

１．受信箱のメールを機械的に上から開封する。
２．不用メールは即ゴミ箱へ
３．対応が必要なものは各フォルダに移動する。
　次にやるべき事は「Action」　緊急かつ重要
　長期的な案件は「Project」　緊急でなく重要
　参考資料は「Reference」行動不用なもの
　時間があればやりたい事「Someday」緊急でなく重要度も高くない
　相手に投げた案件「Waiting」
４．「Action」を見て２分以内に処理できる物を処理し、
　　終わった作業は「作業終了」に移動する。
　　２分以内に出来ない事は、次のアクションを考える。
５．「Project」を見て、具体的なアクションを考えて、メモしておく。
６．「Waiting」を見て、連絡が必要なものは連絡する。
７．時間があるときに「Someday」フォルダを見て、作業をする。
　

あと、運用ルールとして、
・受信箱は定期的に空にする
・「Action」「Project」「Waiting」の各フォルダは定期的にチェックする
というのが必要だと感じてます。

今後の課題

・メール上のＧＴＤでは、次の行動をメモしておく場所が無いので、それをどのようにしたらよいのか。
・定期的なチェックの頻度（フォルダ毎に適切な頻度があるはず）

雑感

受信箱が０になるだけで、精神の開放感が全然違うなーという印象です。これだけでもやってみて良かったな、と素直に思いました。しばらく運用してみて、また結果を書いてみたいな、と思っています。

参考

GTD的なメール管理　-GTD FAN
GTDなメール管理法 (GTDOrganizedMail)
面倒くさいのでいい加減なGTDの始め方をした -機械

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

*1:収集は自動的に行われる